BIMoffice

Solution complète dédiée à la maîtrise d’œuvre des projets de construction, BIMoffice (monoposte ou client/serveur, MacOS ou Windows), regroupe, en une seule et même technologie, toutes les fonctionnalités jusqu’ici proposées séparément à travers de multiples logiciels.

PNG - 3 ko

Concepts

Pour animer les projets BIM que vous bâtissez à partir de la base de données centrale de l’agence, son patrimoine, vous disposez de quatre familles fonctionnelles affectées à chacun, selon son métier et son domaine de compétences : Bureau, Organisation, Gestion et Opérationnel (Études techniques, Appel d’Offres et Travaux).

BÉNÉFICES

Base de données centrale : le patrimoine de votre agence

Regroupant vos bibliothèques, archives, annuaires et base de connaissances, la base de données centrale de BIMoffice est le patrimoine de votre agence. BIMoffice vient puiser les informations nécessaires dans ce patrimoine pour nourrir chaque nouveau projet. Et inversement, chaque projet abouti vient enrichir ce patrimoine de nouveaux articles de bibliothèque, nouvelles archives, nouveaux contacts, nouvelles connaissances.... Cette interaction permanente optimise, accélère et valorise non seulement chaque projet mais également contribue de manière notoire à l’enrichissement du savoir de l’agence.

Production de documents

BIMoffice produit tous les documents nécessaires à la gestion de projets maîtrise d’œuvre et vous permet d’en gérer le niveau de confidentialité, les versions et l’historique. Vous générez les documents internes à partir d’une bibliothèque de modèles personnalisables ; vous pouvez, également, intégrer tout type de document externe (fichiers BIM, CAO, images, documentation, etc.). BIMoffice gère tous les formats de documents : DWF, DXF, Word et Excel, EPS, JPG, TIFF, PNG, PDF.

Bureau

Intervenants

La gestion d’un projet suppose de nombreux échanges avec un grand nombre d’intervenants. BIMoffice classe chaque intervenant selon sa qualité et conserve les coordonnées de chacun (postales, électroniques, bancaires), la liste des contacts, les numéros de polices d’assurance, etc. BIMoffice vous garantit ainsi une gestion efficace de vos correspondances : il suffit de sélectionner les intervenants concernés, un modèle de lettre, et vos courriers sont générés automatiquement ! Pour une ergonomie optimale, vous pouvez créer vos propres filtres d’affichage dans cet annuaire d’intervenants.

Projets

La liste des projets de l’agence s’affiche en fonction des droits de l’utilisateur. Elle permet d’accéder à la totalité des informations du projet et de définir le projet courant. Des filtres d’affichage permettent de sélectionner tel ou tel projet et donc de travailler plus rapidement.

Documents

BIMoffice produit des documents dont vous gérez le degré de confidentialité, les versions et l’historique. Vous générez les documents internes à partir d’une bibliothèque de modèles personnalisables ; vous pouvez, également, intégrer tout type de document externe (fichiers BIM, CAO, images, documentation, etc.)

Activités

Chaque collaborateur visualise dans sa fenêtre « Bureau » la liste de ses propres tâches et rendez-vous par projet. Cette liste d’activités est créée manuellement ou automatiquement lors de la validation du contrat. Chaque utilisateur sait ce qu’il doit faire, rien n’est oublié, il peut même visualiser le plan de charge des semaines à venir.

Pointages

Chaque collaborateur peut affecter ses heures, saisir et même détailler ses pointages qui seront, ensuite, validés par le responsable. Ces pointages seront pris en compte pour l’analyse de rentabilité de chaque projet ainsi que pour le calcul des coûts individuels de chaque collaborateur.

Frais

Cette interface permet à chacun de saisir ses frais engagés dans le cadre de son activité professionnelle, de suivre leur intégration dans les notes de frais puis leur paiement.

Agenda

L’Agenda permet de gérer - par mois, par semaine ou par journée - ses propres rendez-vous, d’inviter des intervenants et de visualiser l’agenda des autres collaborateurs.

Base de connaissances

Pour visualiser clairement le « savoir » de l’agence, les articles sont organisés selon une structure hiérarchique, entièrement paramétrable. Cette base de connaissances dans laquelle vous pouvez insérer des liens vers les descriptifs produits de vos fournisseurs, est à la fois une bibliothèque graphique et une médiathèque.

Organisation

Bibliothèque de processus

Elle permet de définir les différentes tâches (planning et individuelle) de chaque collaborateur pour l’ensemble des phases des missions.

Tâches collaborateurs

Les chefs d’agence ou de projet accèdent à toutes les tâches associées aux collaborateurs de l’agence et en suivent l’avancement.

Temps

Les pointages d’heures saisis par chaque collaborateur et les absences sont validés dans cette fenêtre « Temps ». Sur la base de ces validations, vous obtenez des récapitulatifs mensuels d’heures, soit par collaborateur pour un ou plusieurs projets, soit par projet pour l’ensemble des collaborateurs.

Analyse de charges

Cette fenêtre affiche le taux d’occupation des collaborateurs par rapport aux affectations des ressources saisies dans les différents plannings des contrats.

Planning multi-projets

Créé automatiquement à partir des données renseignées dans le contrat, ce planning permet de visualiser l’occupation de l’agence selon les phases d’activité.

Agenda

Pour une approche synthétique de l’activité de chacun, l’Agenda vous permet de visualiser et d’éditer l’ensemble des rendez-vous et des tâches de l’agence par mois, par semaine ou à la journée.

Gestion

Bibliothèque de missions

Cette bibliothèque vous permet de paramétrer les différents types de missions d’un projet : phases, rémunération, organisation de la maîtrise d’oeuvre, répartition des honoraires, dates d’échéances, etc.

Contrats

Cette fenêtre vous permet de gérer votre contrat de maîtrise d’œuvre, d’établir un planning de réalisation des différentes phases, de créer les tâches des différents collaborateurs et enfin d’établir tous les documents contractuels qui vous lient au maître d’ouvrage.

Création de contrat

Chaque contrat se définit à partir d’une mission. Lors de sa création, vous renseignez non seulement tous les chapitres d’un contrat de maîtrise d’œuvre mais aussi la méthode de facturation (par situation ou par honoraire). La mission évolue ? Vous pouvez bien évidemment établir à tout moment des contrats modificatifs qui mettront à jour votre contrat actif.

Répartition

Cette fenêtre vous permet de répartir les honoraires entre les différents maîtres d’ouvrage, co-traitants et sous-traitants.

Processus

Créé à partir de la mission choisie dans la bibliothèque, le processus du contrat permet non seulement d’affecter automatiquement les ressources aux différentes tâches dès réception de l’ordre de démarrage, mais aussi de générer un planning général récapitulant les évènements et les documents de validation.

Situation

A échéance, vous validez ici la facturation et créez automatiquement les documents afférents.

Honoraires

Générée à partir de la situation ou éditée librement en saisie manuelle, la fenêtre honoraires vous permet d’établir les notes d’honoraires par co-traitant et, pour un récapitulatif global, de créer un tableau de facturation.

Dépenses

Notes de frais des collaborateurs ou factures fournisseurs, générales ou affectées directement à un projet, BIMoffice vous permet de recenser toutes les dépenses et d’exploiter des statistiques par affaire, par collaborateur et par fournisseur.

Etats

Dans cette fenêtre, vous établissez des tableaux personnalisés et multi-projets de trois ordres : informations financières liées aux contrats, informations administratives liées aux projets, informations liées aux honoraires de l’agence.

Analyse de rentabilité

Cette fenêtre vous permet de visualiser la rentabilité d’un projet en fonction des heures passées et validées, des honoraires facturés et des factures fournisseurs.

Comptabilité

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité qui gère les imports paramétrables, vous générez les écritures comptables des notes d’honoraires, des factures fournisseurs et des notes de frais.

Etudes techniques

Bibliothèque de descriptifs

La structure hiérarchique de la base de données est optimisée pour une utilisation « métier » et se compose de corps d’état, de plusieurs niveaux d’ouvrages, et enfin d’articles. Livré avec une bibliothèque de descriptifs personnalisable, BIMoffice vous permet non seulement de créer votre propre bibliothèque, mais aussi d’ajouter des marquages et des annotations aux ouvrages et aux articles, et de suivre les modifications des données apportées par l’ensemble des intervenants. Grâce à la fonction de recherche intégrée, vous retrouvez rapidement tel ou tel mot au sein des ouvrages.

Indices BT
Vous pouvez actualiser la liste des prix de la bibliothèque complète ou d’un corps d’état en particulier en affectant les différents Indices BT. Les indices Ingénierie sont également disponibles pour la revalorisation des honoraires.

Etudes

Descriptif
Avec BIMoffice, deux étapes suffisent pour mettre en place les descriptifs d’un projet. Tout d’abord, on créé une étude (par exemple APS ou APD) dans le projet en indiquant les corps d’état nécessaires, puis on insère les ouvrages et les articles à partir des lots de la bibliothèque livrée avec le logiciel ou issue d’un précédent projet. Vous pouvez également créer directement dans l’étude de nouveaux ouvrages et articles qui seront intégrés à votre bibliothèque. En termes d’ergonomie, BIMoffice garantit la lisibilité des ouvrages et des articles grâce à des outils d’ajout d’images ou de tableaux, de style de texte, etc. Enfin, une fenêtre d’audit vous permet d’être informé des incohérences ou des manques de données qu’elles soient négligeables, gênants ou critiques pour l’avancée du projet.

Quantitatif
BIMoffice propose trois méthodes : saisie manuelle des quantités, calcul à l’aide des minutes ou encore récupération automatique des métrés issus d’ArchiCAD ou d’Autodesk Revit. Ces deux dernières enrichissent les articles d’une information de localisation, mettant à profit, dans votre logiciel de gestion de projet, tous les avantages du BIM. Les quantités d’ouvrages peuvent être réparties selon des options, des tranches de travaux ou des critères de localisation.

Estimatif
BIMoffice vous permet d’estimer le coût de votre projet dès sa création, sans entrer dans le détail des articles : il suffit ,dans la bibliothèque d’ouvrages, de définir des formules d’estimation à partir de variables, que vous choisissez ou que vous créez directement.

Production de documents
BIMoffice dispose de nombreux outils de gestion de styles de mise en page des documents techniques (descriptif, bordereaux). Une fois le modèle choisi et le(s) lot(s) sélectionné(s), vous prévisualisez le document, l’améliorez si nécessaire, et générez le document final qui peut être converti automatiquement au format PDF pour diffusion via les outils conventionnels de BIMoffice ou accessibles depuis le serveur Web.

Totaux dynamiques
D’un simple clic et en temps réel, vous visualisez le coût de l’ensemble du projet et des travaux optionnels par lots, par maître d’ouvrage ou par tranches.

Etude Marché

A votre disposition dans BIMOffice, une étude Marché unique qui évolue automatiquement à partir de l’adjudication des travaux dans la fenêtre appel d’offres. Pour prendre en compte des lots qui ne feraient pas l’objet d’un appel d’offres, vous pouvez la compléter manuellement à partir de l’étude de conception.

Récapitulatif des lots

Le Récapitulatif des lots permet de comparer, à tout moment pour l’ensemble des lots ; les études de conception, d’appel d’offres et de marché. Il vous offre aussi la possibilité de visualiser l’évolution des montants de chacun des lots sur l’ensemble du projet.

Récupération automatique des métrés issus d’ArchiCAD ou REVIT

Appels d’offres

Préparation

Pour chaque projet, BIMoffice vous propose un appel d’offres dans lequel vous pouvez initier plusieurs consultations. Pour chaque consultation, sont définis les corps d’état concernés, les documents à transmettre aux entreprises, les critères de sélection, ainsi que les documents qui doivent être joints à l’offre en retour. On peut définir un planning enveloppe, choisir un planning existant ou modifier les paramètres du chantier pour créer un CCAP.

Diffusion

La fenêtre de diffusion permet d’imprimer l’ensemble des documents ou de les générer numériquement au format PDF.

Réponses

Les réponses peuvent être saisies manuellement, récupérées automatiquement via un fichier Excel envoyé par les entreprises ou directement saisies par les entreprises soumissionnaires sur une page web du serveur BIMoffice. BIMoffice génère un tableau comparatif des réponses, paramétrable pour visualiser, en un clin d’œil et pour chaque lot, la conformité des offres, l’offre financière et les notes attribuées.

Adjudication

En un clic, vous sélectionnez l’entreprise adjudicataire, puis vous créez les courriers et documents à lui adresser ; vous procédez de la même manière pour les entreprises non retenues.

Travaux

Marchés

A partir des études Marché ou d’un montant forfaitaire, les marchés de travaux permettent d’établir les documents financiers et contractuels des travaux initialement prévus mais aussi les avenants établis en cours de chantier.

Propositions de paiement

BIMoffice traite toutes les propositions de paiement ainsi que la revalorisation des travaux et cautions d’entreprises, les avances et approvisionnements, les retenues de garantie, les sous-traitants, les primes et les pénalités.

Primes & Déductions

La fenêtre Primes & Déductions permet de prendre en compte les éventuelles primes mais aussi les différentes pénalités à appliquer aux lots en fonction des retards, des absences aux réunions de chantier, des manquements de remise de documents, etc. et de les appliquer dans les propositions de paiement.

Compte Prorata

Il permet de gérer les dépenses communes liées au fonctionnement du chantier et de les répartir par entreprise.

Planning chantier

BIMoffice gère à la fois un planning contractuel et un planning réel qui affiche les éventuels retards et leurs incidences sur la date de livraison prévisionnelle. À tout moment, vous pouvez compter sur cette fonction dédiée spécifiquement au pilotage des travaux.

Compte-rendus

De bout en bout du chantier, BIMoffice permet d’assurer les tâches récurrentes comme les compte-rendus, et de réaliser, en cas de litige avec une entreprise, un état récapitulatif de l’ensemble des observations.

Réception

En phase de réception des travaux, vous établissez les PV de réception, vous gérez les convocations personnalisées et les réserves par lot et par localisation, jusqu’au parfait achèvement et à la clôture définitive du chantier.

Formations complémentaires

ArchiCAD - BIM

Découvrir et comprendre les fonctionnalités du...

Lire la suite

Logiciels associés

ArchiCAD

Choisi par près de 300 000 architectes et...

Lire la suite

Le BIM ?

Le BIM (« Building Information Modelling »)...

Lire la suite

Solutions métiers

Architecture

Vous êtes architecte et vous recherchez une...

Lire la suite

Construction

Vous êtes constructeur de maisons individuelles

Lire la suite